Il s’agit d’un outil électronique permettant de valider le numéro de TVA des opérateurs économiques enregistrés dans l’UE pour les transactions transfrontalières de biens et services.

Faut-il disposer d’un numéro de TVA valide du client avant de réaliser une livraison intracommunautaire ?
Oui, il est nécessaire de s’assurer que la personne à laquelle vous fournissez les marchandises est un assujetti à la TVA dans un autre État membre / Irlande du Nord, car cela fait partie des conditions déterminant le bon traitement fiscal en matière de TVA.
Tous les assujettis doivent informer leur administration fiscale qu’ils réalisent des opérations soumises à la TVA ; en retour, l’administration leur attribue un numéro de TVA unique. Le site VIES permet de vérifier si le numéro de TVA communiqué par un client est bien enregistré dans la base de données nationale concernée.

Le numéro de TVA valide du client doit également figurer sur la facture.

Il est recommandé de conserver une preuve de la vérification effectuée via VIES (par exemple, une capture d’écran ou un PDF), comme le préconisent les autorités fiscales en cas de contrôle.

Que faire si le numéro de TVA est indiqué comme « non valide » dans le VIES ?
Si le système VIES affiche le statut « non valide », cela signifie que le numéro de TVA n’est pas enregistré dans la base de données nationale. Les raisons peuvent être variées :

  • le numéro n’existe pas ;
  • le numéro n’est pas activé pour les opérations intracommunautaires ;
  • l’enregistrement pour les opérations dans l’UE n’est pas encore finalisé (dans certains pays, une étape supplémentaire est requise).

Par ailleurs, les mises à jour dans les registres nationaux ne sont pas toujours immédiatement répercutées dans le VIES. En cas de doute urgent, il est conseillé de contacter l’administration fiscale de votre pays.

Un numéro de TVA non valide peut entraîner de graves conséquences fiscales, notamment l’impossibilité d’appliquer l’exonération de TVA prévue pour les opérations intracommunautaires.